Membuat Drop Down List di Excel

Cara Membuat Drop Down List di Excel - Salam sobat, bagaimana kabar sobat semua ? semoga selalu dalam keadaan baik dan sehat ya. Kali ini kita akan membahas tutorial microsoft excel. Untuk membuat drop down list ini kita perlu menggunakan data validation. Apa itu data validation ? Yuk kita bahas tutorialnya.

Data Validation Excel

Sesuai dengan namanya, data validation adalah sebuah fungsi yang ada di microsoft excel untuk mengecek data yang diinputkan pada suatu cell atau range dengan suatu kategori tertentu.

Apa gunanya Data Validation ?

Data Validation ini berguna untuk mengurangi kesalahan input oleh user. Selain itu juga memudahkan user dalam mengisi cell atau range dengan kriteria tertentu dengan kesalahan yang minimal.

Kapan kita menggunakan Data Validation ?

Kita dapat menggunakannya kapan saja selama itu diperlukan. Biasanya data validation ini digunakan pada inputan yang sering mengalami kesalahan.

Sedangkan hal yang akan kita pelajari kali ini adalah untuk membuat sebuah drop down list yang menggunakan fitur dari Data Validation. Sehingga nanti dapat membantu user lebih mudah untuk memberikan input pada cell atau range dengan kategori tertentu.

Cara Membuat Drop Down List

Langkah Pertama kita siapkan terlebih dahulu data di Microsoft Excel. Misalnya kita mulai dengan data siswa seperti berikut.

contoh data penerapan drop down list

Data diatas terdiri dari Nama siswa, Jenis kelamin, Domisili, dan Kelas. Skenarionya kita akan menambahkan drop down list pada klom Jenis kelamin, Domisili, dan kelas.

Langkah Kedua, kita pelajari dulu dimana lokasi data validation microsoft excel. Kita bisa menemukannya di Tab Data - Data Validation. Sobat bisa perhatikan pada gambar berikut.

menu data - data validation

Langkah Ketiga, kita akan mulai dari kolom Jenis Kelamin. Untuk input jenis kelamin umumnya berisi Laki dan Perempuan. Jadi kita bisa membuat sebuah drop down list dengan isi Laki dan Perempuan atau L / P.

Kita blok terlebih dahulu cell C4;C11. Kemudian klik Data - Data Validation.

memberikan drop down list untuk kategori jenis kelamin

Selanjutnya pada popup Data Validation kita isikan sbb :

1. Kolom Allow : kita isikan dengan List (sobat bisa lihat pada kotak merah 2)


2. Kolom Source kita ketikkan : laki-laki, Perempuan (sobat bisa lihat pada kotak merah 3)


3. dan untuk menyimpan perubahan, sobat klik OK.

Langkah keempat, kita cek pada setiap cel di C4;C11 akan muncul tanda panah drop down list pada setiap cell yang kita berikan format yang sama. Seperti pada contoh berikut.

Langkah dari tahap satu sampai empat kita sudah berhasil untuk membuat sebuah menu drop down list. Namun jika kategori itu ada banyak bagaimana ? akan sulit kan jika kita mengetikkannya satu persatu pada kolom source di data validation.

Menggunakan Source dari Sheet yang berbeda

Oke, untuk mengatasi hal tersebut kita juga dapat menggunakan source dari sheet yang berbeda. Kita coba ya pada langkah berikut.

Langkah Pertama , kita akan mengisi DOMISILI dengan nama-nama kabupaten yang ada di Bali. Jadi kita akan isikan dengan Denpasar, Buleleng, Badung, Bangli, Gianyar, Jembrana, Karangasem, Klungkung, dan Tabanan.

Jadi itu adalah data yang lumayan banyak. Jadi ketika user ingin menginputkan data itu, ada kemungkinan terjadi kesalahan tulis atau kesalahan input. Jadi disinilah fungsi drop down list di microsoft excel.

Langkah Kedua, kita buat terlebih dahulu sheet baru dengan nama source (atau nama yang ingin sobat buat). Kemdian kita ketikkan nama-nama kabupaten di bali di dalamnya. Seperti pada contoh berikut.

contoh list domisili di sheet source

Langkah ketiga, Kita kembali ke sheet 1 dan membuat drop down list sesuai dengan langkah di awal pembuatan drop down list. 

1. Kita blok cell D4;D11 untuk menempatkan domisili 


2. Kita klik tab Data - kemudian Data Validation. 


3. Kemudian pilih Allow - List


4. Selanjutnya pada Source, sobat klik pada sheet source dan seleksi semua kategori DOMISILI. 


5. Kemudian klik OK untuk menyimpan

Berikut ini untuk tampilan proses mendapatkan source dari sheet source.

menempatkan Source di data validation yang diambil dari sheet source

Setelah itu sobat bisa cek di sheet1, di drop down list untuk kolom DOMISILI akan diisi oleh data domisili dari sheet source. Seperti pada tampilan berikut.

Lalu bagaimana kalau sheet source itu hilang ? atau salah satu domisili itu ada yang hilang ? Apakah berpengaruh dengan drop down list ?

Tentu saja hal ini akan memberikan pengaruh pada drop down list. Karena kategori di drop down list megambil sumber dari sheet source. Apabila ada source yang hilang, maka akan ada kategori yang hilang juga di drop down list.

Untuk lebih jelasnya kita contohkan di gamabr berikut. Kita akan menghilangkan Jembrana dari list di sheet source. Dan kita akan lihat hasilnya pada drop down list di sheet1.

kodisi drop down list ketika source salah satunya dihlangkan

Pada contoh di atas, ketika kita menghilangkan JEMBRANA di sheet source, maka akan berpengaruh di drop down list di sheet1. Jadi sobat sudah bisa lebih paham ya untuk penggunaanya.

Cara menghapus Drop Down List

Sekarang kita beralih ke cara menghapus drop down list. Apakah dengan delete atau bacjspace tidak cukup ? Tentu tidak akan berpengaruh jika kita menggunakan delete atau backspace.

Yang dapat kita lakukan ketika ingin menghapus drop down list adalah dengan Clear All. Bagimana caranya ? dapat sobat ikuti langkah berikut.

1. Misalnya kita akan menghapus drop down list di kolom DOMISILI


2. Blok kolom DOMISILI (cell D4;D11)


3. Klik Data - Data Validation


4. Pada tampilan Data Validation, sobat klik Clear All


5. Kemudian klik OK untuk menyimpan.

Dan berikut ini adalah ilustrasinya dari langkah-langkah di atas.

cara menghapus drop down list

Dari sekian tutorial diatas, kita sudah berhasil membuat drop down list di microsoft Excel. Yang kita letakkan pada cell atau range tertentu. Kegunaanya tentu saja untuk membantu proses input oleh user dan mengurangi kesalahan inputan dari user.

Sekian untuk tutorial Cara Membuat Drop Down List di Excel. Semoga tutorial ini membantu sobat semua dalam menerapkan drop down list di microsoft excel. Sampai jumpa di tutorial berikutnya. Salam Sidat.ID.

Jika sobat ingin download filenya sebagai latihan, bisa disini ya sob : Download File.

Jika ingin mengunjungi YouTube Sidat.ID, bisa klik link dibawah ini.